この記事は、外国人を雇用する企業の担当者や人事部門の方々に向けて、在留カードの確認と労務管理の重要性について解説します。 特に不法就労を防ぐための実務ガイドとして、在留カードの確認ポイントや企業の管理責任について詳しく説明します。 これにより、企業が法令を遵守し、適切な労務管理を行うための手助けとなることを目的としています。
外国人雇用における在留カード確認の重要性
外国人を雇用する際、在留カードの確認は非常に重要です。 これは、外国人が日本で合法的に働くための証明書であり、在留資格によって働ける内容が異なるため、企業はその内容を正確に把握する必要があります。 特に、在留資格が就労を許可しているかどうかを確認することは、企業の法的責任を果たす上で欠かせません。 また、在留カードの確認を怠ると、不法就労助長罪のリスクを負うことになります。 企業は、雇用する外国人が適切な在留資格を持っているかを確認し、法令を遵守することが求められます。
在留資格によって働ける内容が異なる
在留資格には、就労が許可されているものとそうでないものがあります。 例えば、技術・人文知識・国際業務の在留資格を持つ外国人は、特定の職種で働くことができますが、観光ビザでは就労が認められません。 このため、企業は在留資格の種類を確認し、適切な職務に配置することが重要です。 また、在留資格の内容によっては、就労条件が異なるため、企業はその点も考慮する必要があります。
企業は不法就労助長罪のリスクを負う
不法就労助長罪は、外国人が適切な在留資格を持たずに働くことを助ける行為を指します。 企業がこの罪に問われると、罰金や営業停止などの厳しい処罰が科される可能性があります。 そのため、企業は在留カードの確認を徹底し、外国人雇用に関する法令を遵守することが求められます。 不法就労を防ぐためには、在留資格の確認だけでなく、定期的なチェックも重要です。
在留カードで必ず確認すべきポイント
在留カードを確認する際には、いくつかの重要なポイントがあります。 これらをしっかりと確認することで、企業は不法就労のリスクを軽減できます。 以下に、在留カードで必ず確認すべきポイントをまとめました。
在留資格の種類（就労可・不可）
在留資格の種類は、外国人がどのような職種で働けるかを決定します。 就労が許可されている資格と、そうでない資格があるため、企業はこの点を確認することが重要です。 例えば、技術者や専門職の在留資格を持つ外国人は、特定の業務に従事できますが、観光ビザでは就労が認められません。 このため、在留資格の確認は、雇用契約を結ぶ前に必ず行うべきです。
在留期間の満了日
在留カードには、在留期間の満了日が記載されています。 この日付を確認することで、外国人が合法的に日本に滞在しているかを判断できます。 在留期間が満了している場合、外国人は不法滞在となり、企業もその責任を問われる可能性があります。 したがって、在留期間の満了日を把握し、必要に応じて更新手続きを行うことが重要です。
就労制限の有無（資格外活動許可）
一部の在留資格には、就労制限が設けられています。 例えば、留学生は原則としてアルバイトが許可されていますが、特定の条件を満たす必要があります。 このため、企業は在留カードを確認し、就労制限の有無を把握することが重要です。 また、資格外活動許可がある場合は、その内容も確認し、適切な業務に従事させる必要があります。
採用時の在留カードチェックの実務
採用時には、在留カードのチェックが欠かせません。 これにより、企業は外国人が合法的に働けるかを確認できます。 以下に、採用時の在留カードチェックの実務について詳しく説明します。
在留カード読取アプリで真偽確認
最近では、在留カードの真偽を確認するためのアプリが登場しています。 これを利用することで、在留カードの情報を簡単に確認でき、偽造カードの使用を防ぐことができます。 アプリを活用することで、企業は効率的に在留カードの確認を行うことができ、リスクを軽減できます。 特に、外国人雇用が増加している現代において、こうしたツールの活用は非常に重要です。
コピー保管の徹底と保存期間
在留カードのコピーを保管することも重要です。 企業は、在留カードのコピーを適切に保管し、必要に応じて確認できるようにしておく必要があります。 保存期間については、法律で定められた期間を遵守することが求められます。 また、個人情報保護の観点からも、適切な管理が必要です。
パスポートとの照合による本人確認
在留カードだけでなく、パスポートとの照合も重要です。 これにより、本人確認がより確実になります。 特に、外国人雇用においては、身分証明書の確認が欠かせません。 企業は、在留カードとパスポートを照合し、正確な本人確認を行うことが求められます。
在留期間更新と企業の管理責任
在留期間の更新は、企業にとって重要な管理業務の一つです。 外国人が合法的に働き続けるためには、在留期間の更新を適切に行う必要があります。 以下に、在留期間更新に関する企業の管理責任について説明します。
更新期限の管理表によるリスク対策
企業は、在留期間の更新期限を管理するための表を作成することが重要です。 これにより、更新期限を見逃すことなく、適切な手続きを行うことができます。 管理表を活用することで、企業はリスクを軽減し、法令遵守を徹底できます。 特に、複数の外国人を雇用している場合は、管理表の活用が効果的です。
在留期限切れによる不法就労化を防ぐ方法
在留期限が切れた場合、外国人は不法就労となります。 これを防ぐためには、企業が在留期限を把握し、更新手続きを適切に行うことが求められます。 また、在留期限が近づいた際には、外国人に対して更新手続きを促すことも重要です。 このように、企業は在留期限の管理を徹底し、不法就労を防ぐための対策を講じる必要があります。
在留資格変更時に必要な企業側の対応
在留資格が変更される場合、企業は適切な対応を行う必要があります。 これにより、外国人が合法的に働き続けることができます。 以下に、在留資格変更時に必要な企業側の対応について説明します。
職務内容が変わる場合の資格変更の確認
職務内容が変更される場合、在留資格の変更が必要になることがあります。 企業は、職務内容の変更に伴い、在留資格の確認を行うことが求められます。 特に、職務内容が大きく変わる場合は、資格変更の手続きを行う必要があります。 このように、企業は職務内容の変更に応じて、適切な対応を行うことが重要です。
転職時・契約変更時の届出義務
転職や契約変更が行われる場合、企業には届出義務があります。 これにより、外国人が適切な在留資格を持っているかを確認することができます。 企業は、転職や契約変更が行われた際には、速やかに届出を行うことが求められます。 このように、企業は法令を遵守し、適切な手続きを行うことが重要です。
在留カード管理における労務リスク
在留カードの管理には、さまざまな労務リスクが伴います。 企業はこれらのリスクを理解し、適切な対策を講じることが求められます。 以下に、在留カード管理における労務リスクについて説明します。
偽造在留カード使用時の企業責任
偽造の在留カードが使用された場合、企業はその責任を問われる可能性があります。 これにより、法的な問題が発生することがあります。 企業は、在留カードの真偽を確認し、偽造カードの使用を防ぐための対策を講じることが重要です。 特に、外国人雇用が増加している現代において、偽造カードのリスクは高まっています。
監査・行政指導の可能性
在留カードの管理が不適切な場合、監査や行政指導を受ける可能性があります。 これにより、企業の信頼性が損なわれることがあります。 企業は、在留カードの管理を徹底し、法令を遵守することが求められます。 監査や行政指導を受けないためにも、適切な管理体制を整えることが重要です。
在留カード管理を強化するための企業の仕組み
在留カードの管理を強化するためには、企業内での仕組みを整えることが重要です。 これにより、労務リスクを軽減し、法令遵守を徹底できます。 以下に、在留カード管理を強化するための企業の仕組みについて説明します。
人事システムでの期限アラート設定
人事システムに期限アラートを設定することで、在留カードの更新期限を逃すことなく管理できます。 これにより、企業は不法就労のリスクを軽減できます。 アラート機能を活用することで、在留期限が近づいた際に自動的に通知を受け取ることができ、適切な手続きを行うことが可能です。
多言語対応の労働条件説明
外国人労働者に対して、多言語で労働条件を説明することも重要です。 これにより、労働者が自分の権利や義務を理解しやすくなります。 多言語対応の説明を行うことで、企業は労働者とのコミュニケーションを円滑にし、トラブルを未然に防ぐことができます。 特に、異なる文化背景を持つ外国人労働者に対しては、こうした配慮が求められます。
この記事を書いた人
- 社会保険労務士・採用定着士
- 岩本 浩一（いわもと こういち）
社会保険労務士法人あいパートナーズ 代表社員
採用と定着に特化した人事労務のスペシャリスト。愛媛県社会保険労務士会所属（登録番号：3806011）。愛媛県松山市を拠点に、地元企業のみならず全国の企業の組織成長を支援している。「人手不足を解消し、持続可能な組織をつくる」ことをミッションに掲げ、理論と現場のリアリティを融合させたコンサルティングを展開。
特に「企業型確定拠出年金（企業型DC）」を活用した退職金制度の構築に定評がある。従業員の将来設計を支える福利厚生の整備と、経営側のコスト効率化を両立させる専門的なスキームにより、採用力の強化と離職率の低下を同時に実現。数多くの中小企業における組織課題を解決へ導いてきた。
地域経済への貢献にも注力しており、地元メディア『愛媛経済レポート』にて採用定着をテーマとした連載を長期にわたり担当。また、AI技術を活用した情報発信のパイオニアとしても活動しており、YouTubeチャンネル『あいパートナーズ AI労働解説』やPodcast『博識な猫タマとクロの資料解説』を通じて、労働法や人事トレンドの最新情報を、経営者や人事担当者に向けて分かりやすく解説している。
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