仕事をよく休む従業員への対応と企業が取るべき適正なステップ

この記事は、職場で「仕事をよく休む従業員」への対応に悩む経営者や人事担当者、管理職の方に向けて書かれています。欠勤が多い従業員への適切な対応方法や、企業が取るべき実務的なステップ、トラブルを未然に防ぐためのポイントをわかりやすく解説します。法的リスクや職場環境への影響も踏まえ、現場で役立つ具体的な対応策をまとめています。

Table of Contents

仕事をよく休む従業員への対応が重要な理由

仕事をよく休む従業員への対応は、企業運営において非常に重要な課題です。欠勤が続くと業務の遅延や他の社員への負担が増えるだけでなく、職場全体の士気や生産性にも大きな影響を及ぼします。また、欠勤の背景には健康問題や家庭の事情、メンタルヘルス不調など、見過ごせない要因が隠れていることも多く、単なる「怠慢」と決めつけてしまうと重大なトラブルに発展するリスクもあります。適切な対応を行うことで、従業員の働きやすい環境づくりや企業のリスク回避につながります。

欠勤が続くと業務遅延や他社員への負担が増大する

従業員が頻繁に休むと、担当していた業務が滞り、納期遅延やサービス品質の低下を招く恐れがあります。また、欠勤者の業務を他の社員がカバーすることになり、負担が偏ることで職場の不満やストレスが増加します。このような状況が続くと、チーム全体のパフォーマンスが下がり、最悪の場合は他の社員の離職にもつながりかねません。早期に適切な対応を取ることが、組織全体の健全な運営に不可欠です。

業務の遅延や納期遅れが発生しやすい
他の社員の負担が増加する
チーム全体の士気が低下する

放置すると職場全体のモチベーションに影響する

欠勤が多い従業員への対応を怠ると、他の社員から「不公平だ」「自分ばかり負担が増える」といった不満が生まれやすくなります。このような不満が蓄積すると、職場全体のモチベーションやエンゲージメントが低下し、組織の一体感が損なわれる恐れがあります。また、管理職や人事担当者への信頼も揺らぎ、職場環境の悪化や離職率の上昇につながることもあるため、早めの対応が求められます。

不公平感が広がる
職場の雰囲気が悪化する
離職率が上がるリスクがある

メンタル・体調不良など背景に重大な問題が隠れている可能性

欠勤が多い従業員の中には、表面化していない健康問題やメンタルヘルス不調、家庭の事情など、深刻な背景が隠れている場合があります。これらの問題を見過ごすと、従業員本人の健康悪化や職場でのトラブル、最悪の場合は労災や訴訟リスクにも発展しかねません。単なる怠慢と決めつけず、背景を丁寧にヒアリングし、必要に応じてサポートや配慮を行うことが重要です。

健康問題やメンタル不調の可能性
家庭の事情や介護などの背景
労災や訴訟リスクの回避

まず確認すべき基本ポイント

仕事をよく休む従業員がいる場合、まずは欠勤の理由や状況を客観的に把握することが大切です。欠勤の理由が業務上の問題なのか、健康や家庭の事情によるものなのかを明確にし、欠勤の頻度やパターン、連続性を記録しておきましょう。また、就業規則やシフトルールに違反していないかも必ず確認し、事実に基づいた対応を進めることがトラブル防止につながります。

欠勤の理由が業務・健康・家庭事情のどれに該当するか

欠勤の理由は大きく分けて「業務上の問題」「健康上の問題」「家庭の事情」などに分類できます。それぞれの理由によって会社が取るべき対応やサポート内容が異なるため、まずは本人から理由をしっかりとヒアリングし、記録を残すことが重要です。理由が曖昧な場合や説明が二転三転する場合は、追加の確認や証明書の提出を求めることも検討しましょう。

欠勤理由	主な対応策
業務上の問題	業務内容や人間関係の見直し
健康上の問題	診断書提出・産業医面談
家庭の事情	時短勤務や休職制度の案内

欠勤の頻度・連続性・パターンを客観的に把握する

欠勤がどの程度の頻度で発生しているか、連続しているのか、特定の曜日や時期に偏っていないかなど、客観的なデータを記録しましょう。これにより、単発的な欠勤なのか、慢性的な問題なのかを判断しやすくなります。また、パターンを把握することで、背景にある問題の特定や、今後の対応方針の決定にも役立ちます。

欠勤日数・回数を記録する
連続欠勤や特定曜日の偏りを確認
過去の傾向と比較する

ルール（就業規則・シフト）に違反していないか確認する

欠勤が就業規則やシフトルールに違反していないかを必ず確認しましょう。無断欠勤や連絡なしの遅刻・早退は、就業規則違反として懲戒の対象となる場合があります。一方で、正当な理由がある場合や事前連絡があった場合は、会社側も柔軟な対応が求められます。ルール違反があった場合は、証拠を残しつつ、段階的な指導や処分を検討しましょう。

就業規則の該当条項を確認
シフトや連絡ルールの遵守状況をチェック
違反時の対応フローを明確にする

従業員へのヒアリング対応

欠勤が多い従業員に対しては、まず冷静かつ客観的なヒアリングを行うことが重要です。感情的にならず、事実確認を徹底し、やり取りの内容は必ず記録として残しましょう。体調不良が理由の場合は診断書の提出を求めるなど、証拠を明確にすることで、後々のトラブル防止につながります。また、私生活の問題が影響している場合は、必要に応じて会社としてサポートを提示することも検討しましょう。

事実確認を冷静に行い、記録を残す

ヒアリングの際は、欠勤理由や状況について冷静に質問し、従業員の主張を正確に記録します。会話内容や提出された証拠書類は、後日の証拠となるため、必ず保存しておきましょう。また、ヒアリングは複数名で行うことで、客観性を担保しやすくなります。

ヒアリング内容を記録する
証拠書類を保管する
複数名での面談を推奨

体調不良が理由の場合は診断書の提出を求める

体調不良や病気を理由に欠勤が続く場合は、医師の診断書や通院記録の提出を求めましょう。これにより、正当な理由かどうかを客観的に判断できます。診断書の提出がない場合や内容に不明点がある場合は、追加の説明や産業医の意見を求めることも有効です。

診断書の提出を依頼
内容に不明点があれば追加確認
産業医の意見も活用

私生活の問題が影響する場合は必要に応じてサポートを提示

家庭の事情や介護、育児など私生活の問題が欠勤の原因となっている場合は、会社として柔軟な対応やサポートを検討しましょう。時短勤務や在宅勤務、休職制度の案内など、従業員が働きやすい環境を整えることで、欠勤の改善につながることもあります。ただし、サポート内容は他の従業員との公平性も考慮しながら決定することが大切です。

時短勤務や在宅勤務の検討
休職制度の案内
公平性を重視した対応

改善指導の進め方

欠勤が多い従業員には、具体的な改善指導を行うことが必要です。まずは欠勤による業務や同僚への影響を明確に伝え、今後の改善目標や連絡ルールを具体的に示しましょう。指導内容や本人の回答は必ず書面で残し、改善指導書や始末書の提出を求めることで、後々のトラブル防止や懲戒処分の根拠となります。

欠勤の影響を具体的に伝える（業務・同僚へのしわ寄せ）

欠勤が続くことでどのような業務遅延や同僚への負担が発生しているか、具体的な事例を挙げて説明しましょう。本人に自分の行動が職場全体に与える影響を理解してもらうことが、改善への第一歩となります。感情的な指摘ではなく、事実に基づいた説明を心がけましょう。

業務遅延や納期遅れの事例を伝える
同僚の負担増加を説明
事実に基づいた指摘

今後の改善目標（出勤率・連絡ルール）を明確に示す

改善指導では、出勤率や連絡ルールなど、具体的な目標を明確に設定しましょう。例えば「今後3か月間は出勤率90％以上を目指す」「欠勤時は必ず○時までに連絡する」など、数値や期限を明示することで、本人も取り組みやすくなります。目標達成のためのサポートも併せて伝えると効果的です。

出勤率や連絡ルールを数値で示す
期限や期間を設定
サポート内容も伝える

改善指導書・始末書など書面で残すことが重要

口頭での指導だけでなく、改善指導書や始末書などの書面を作成し、本人に署名・提出させることが重要です。これにより、指導内容や本人の認識を明確にし、後日の証拠として活用できます。書面は必ずコピーを保管し、本人にも控えを渡しましょう。

改善指導書の作成・提出
始末書の提出を求める
書面の保管・控えの配布

勤務態度不良として扱う場合

欠勤が正当な理由なく繰り返される場合や、無断欠勤・連続欠勤が発生した場合は、勤務態度不良として懲戒処分の対象となることがあります。注意・指導・懲戒の段階を踏み、すべての対応を記録に残すことが重要です。解雇を検討する際は、就業規則の規定や法的要件を必ず確認し、慎重に進めましょう。

無断欠勤・連続欠勤は懲戒対象となる場合がある

無断欠勤や連続欠勤は、就業規則違反として懲戒処分の対象となることが一般的です。特に、事前連絡や正当な理由がない場合は、戒告・減給・出勤停止などの処分を検討する必要があります。ただし、処分の前には必ず本人への弁明の機会を設け、公平な手続きを踏むことが求められます。

無断欠勤・連続欠勤は懲戒対象
戒告・減給・出勤停止などの処分
弁明の機会を必ず設ける

注意→指導→懲戒の段階を踏んで記録を残す

いきなり懲戒処分を行うのではなく、まずは注意・指導を行い、その内容を記録に残しましょう。改善が見られない場合に初めて懲戒処分を検討します。この段階的な対応と記録の積み重ねが、後々のトラブル防止や法的リスク回避につながります。

注意・指導から段階的に進める
すべての対応を記録
懲戒処分は最終手段

解雇を検討する際は就業規則の規定が必須

欠勤が改善されず、解雇を検討する場合は、必ず就業規則に解雇事由が明記されているか確認しましょう。また、解雇の手続きや通知方法も規則に従い、法的要件を満たす必要があります。不当解雇とならないよう、専門家の意見を仰ぐことも重要です。

就業規則の解雇事由を確認
手続き・通知方法を遵守
専門家の意見を活用

健康問題が背景にある場合の会社対応

従業員の欠勤が健康問題に起因している場合、会社は適切な配慮と対応が求められます。産業医や医療機関の意見を聴取し、復職の可否や業務内容の見直し、配置転換などを検討することが重要です。また、従業員の健康と安全を守る「安全配慮義務」を果たすためにも、無理な出勤を強要せず、必要なサポートを提供する姿勢が求められます。法的リスクを回避しつつ、従業員の健康回復と職場復帰を支援することが、企業の信頼性向上にもつながります。

産業医や医療機関の意見聴取が必要

健康問題が疑われる場合は、産業医や主治医など医療機関の意見を積極的に聴取しましょう。医師の診断や意見書をもとに、従業員の就業可否や必要な配慮事項を判断します。会社独自の判断で対応を進めるのではなく、専門家の意見を尊重することがトラブル防止につながります。

産業医面談の実施
主治医の診断書の確認
医療機関の意見を尊重

復職可否判定・業務軽減・配置転換の検討

医師の意見をもとに、従業員の復職が可能かどうかを慎重に判断します。復職が難しい場合は、業務内容の軽減や配置転換、時短勤務など柔軟な対応を検討しましょう。従業員の健康状態に合わせた職場環境の整備が、長期的な就業継続につながります。

復職可否の慎重な判断
業務内容の見直し
配置転換や時短勤務の検討

安全配慮義務を踏まえた判断が求められる

会社には従業員の安全と健康を守る「安全配慮義務」があります。無理な出勤や過度な業務を強要すると、労災や損害賠償リスクが発生する可能性もあるため、慎重な対応が必要です。従業員の健康状態を最優先に考え、必要な配慮やサポートを行いましょう。

安全配慮義務の遵守
無理な出勤の強要はNG
健康状態を最優先に判断

メンタルヘルス不調の可能性が高い場合

欠勤の背景にメンタルヘルス不調が疑われる場合、会社は従業員の心身の健康を守るため、適切な対応が求められます。ストレスチェックの結果や本人の訴えを確認し、必要に応じて休職制度の案内や復職支援プランの作成を行いましょう。段階的な勤務再開や職場復帰のサポートを通じて、従業員の社会復帰を支援することが大切です。

ストレスチェックの結果や本人の訴えを確認する

メンタルヘルス不調が疑われる場合は、ストレスチェックの結果や本人からの訴えを丁寧に確認しましょう。必要に応じて産業医やカウンセラーと連携し、従業員の状態を客観的に把握することが重要です。早期発見・早期対応が、深刻な事態の防止につながります。

ストレスチェックの活用
本人の訴えを傾聴
産業医・カウンセラーとの連携

必要に応じて休職制度の利用を案内する

メンタルヘルス不調が重い場合は、無理に出勤を促すのではなく、休職制度の利用を案内しましょう。休職期間中は治療や回復に専念できるよう、会社としてもサポート体制を整えることが大切です。休職の手続きや復職条件についても、分かりやすく説明しましょう。

休職制度の案内
治療・回復への配慮
手続きや復職条件の説明

復職支援プランと段階的な勤務再開を検討する

復職を希望する場合は、いきなりフルタイム勤務に戻すのではなく、段階的な勤務再開を検討しましょう。短時間勤務や業務内容の調整、定期的な面談など、従業員の状態に合わせた復職支援プランを作成することが重要です。無理のない職場復帰をサポートすることで、再発防止にもつながります。

段階的な勤務再開の提案
復職支援プランの作成
定期的なフォロー面談

勤務ルールの整備で防げるトラブル

欠勤や遅刻・早退が多発する職場では、勤務ルールの明文化と社内統一がトラブル防止に直結します。欠勤・遅刻・早退時の連絡方法や指導フロー、有給休暇と欠勤の違いなどを明確にし、全従業員に周知徹底しましょう。ルールの整備により、対応の一貫性が保たれ、不公平感や誤解を防ぐことができます。

欠勤・遅刻・早退時の連絡方法を明文化する

欠勤や遅刻・早退時の連絡方法（連絡先・時間・手段など）を就業規則や社内マニュアルに明記しましょう。これにより、従業員が迷わず適切な対応を取れるようになり、無断欠勤や連絡漏れの防止につながります。新入社員や異動者にも必ず周知しましょう。

連絡方法・連絡先の明記
連絡時間の指定
全従業員への周知徹底

欠勤が多い場合の指導フローを社内統一する

欠勤が多い場合の指導フロー（注意→指導→懲戒など）を社内で統一し、誰がどの段階で何を行うかを明確にしましょう。これにより、対応のばらつきや不公平感を防ぎ、従業員にも納得感を持ってもらえます。フローは定期的に見直し、実態に合わせて改善することも大切です。

指導フローの明文化
担当者・責任者の明確化
定期的な見直し

有給休暇と欠勤の扱いを明確にしておく

有給休暇と欠勤の違いや、申請・承認のルールを明確にしておくことで、従業員の誤解やトラブルを防げます。有給休暇は事前申請が原則であり、無断欠勤や事後申請は認めない旨を就業規則に記載しましょう。また、欠勤が多い場合の給与控除や評価への影響も明示しておくと安心です。

有給休暇と欠勤の違いを明記
申請・承認ルールの明確化
給与控除や評価への影響も説明

改善しない場合の最終対応

従業員の欠勤が改善されず、指導やサポートを重ねても状況が変わらない場合、会社は最終的な対応を検討する必要があります。懲戒処分や普通解雇などの厳しい措置を取る際は、就業規則や労働法に基づき、慎重かつ適正な手続きを踏むことが重要です。また、解雇トラブルを未然に防ぐため、専門家への相談も積極的に行いましょう。

懲戒処分（戒告・減給・出勤停止）の検討

欠勤が繰り返され、改善の見込みがない場合は、戒告・減給・出勤停止などの懲戒処分を検討します。処分の前には必ず本人に弁明の機会を与え、公平な手続きを行うことが求められます。また、懲戒処分の内容や理由は書面で通知し、記録を残しておくことがトラブル防止につながります。

戒告・減給・出勤停止などの懲戒処分
弁明の機会を必ず設ける
書面で通知し記録を残す

就業規則に基づく普通解雇を行う場合の留意点

最終的に普通解雇を行う場合は、就業規則に解雇事由が明記されているかを必ず確認しましょう。また、解雇理由や手続きについても法的要件を満たす必要があります。不当解雇とならないよう、指導や懲戒の記録を十分に残し、解雇通知も書面で行うことが重要です。

就業規則の解雇事由を確認
法的要件を満たす手続き
解雇通知は必ず書面で

解雇トラブルを防ぐため専門家への相談が重要

解雇や懲戒処分は、従業員とのトラブルや訴訟リスクを伴うため、社会保険労務士や弁護士など専門家への相談が不可欠です。専門家のアドバイスを受けることで、法的リスクを最小限に抑え、適正な対応が可能となります。また、第三者の意見を取り入れることで、社内の判断に客観性を持たせることもできます。

社労士や弁護士への相談
法的リスクの回避
客観的な判断材料の確保

社労士に相談するメリット

仕事をよく休む従業員への対応に悩んだ場合、社会保険労務士（社労士）に相談することで多くのメリットがあります。指導記録の作成や懲戒・休職判断のサポート、法的リスクの回避、就業規則の見直しなど、専門的な知見を活かして適正な対応が可能です。再発防止や職場環境の改善にもつながるため、早めの相談をおすすめします。

指導記録の作成から懲戒・休職判断までサポート

社労士は、従業員への指導記録の作成や、懲戒・休職の判断に関するアドバイスを行います。適切な記録を残すことで、後々のトラブルや訴訟リスクを防ぐことができます。また、法的に問題のない手続きの進め方もサポートしてくれるため、安心して対応できます。

指導記録の作成支援
懲戒・休職判断のアドバイス
法的リスクの回避

法的リスクを回避しつつ適正な対応ができる

社労士は労働法や就業規則に精通しているため、法的リスクを回避しながら適正な対応が可能です。不当解雇やパワハラなどのトラブルを未然に防ぐためにも、専門家の知見を活用しましょう。また、行政対応や労働基準監督署への説明もサポートしてくれます。

労働法・就業規則の専門知識
トラブルの未然防止
行政対応のサポート

就業規則の見直しで再発防止につなげられる

社労士は、現状の就業規則や社内ルールの見直しもサポートしてくれます。欠勤や遅刻・早退に関する規定を明確にし、再発防止や職場環境の改善につなげることができます。定期的な規則の見直しは、企業のリスク管理にも有効です。

就業規則の見直し支援
再発防止策の提案
職場環境の改善

この記事を書いた人

岩本浩一社会保険労務士・採用定着士

岩本浩一（いわもとこういち）
社会保険労務士法人あいパートナーズ代表社員

採用と定着に特化した人事労務のスペシャリスト。愛媛県社会保険労務士会所属（登録番号：3806011）。愛媛県松山市を拠点に、地元企業のみならず全国の企業の組織成長を支援している。「人手不足を解消し、持続可能な組織をつくる」ことをミッションに掲げ、理論と現場のリアリティを融合させたコンサルティングを展開。

特に「企業型確定拠出年金（企業型DC）」を活用した退職金制度の構築に定評がある。従業員の将来設計を支える福利厚生の整備と、経営側のコスト効率化を両立させる専門的なスキームにより、採用力の強化と離職率の低下を同時に実現。数多くの中小企業における組織課題を解決へ導いてきた。

地域経済への貢献にも注力しており、地元メディア『愛媛経済レポート』にて採用定着をテーマとした連載を長期にわたり担当。また、AI技術を活用した情報発信のパイオニアとしても活動しており、YouTubeチャンネル『あいパートナーズ AI労働解説』やPodcast『博識な猫タマとクロの資料解説』を通じて、労働法や人事トレンドの最新情報を、経営者や人事担当者に向けて分かりやすく解説している。