この記事は、freee人事労務を使って社会保険と雇用保険の電子申請を行いたい人事担当者や総務担当者、社労士向けに書かれています。
freee人事労務でどの手続きが電子申請可能か、事前準備から実際の申請手順、エラー対応や社労士への委託メリットまで、実務で使えるポイントをわかりやすく解説します。
初めて電子申請を導入する企業でも迷わないよう、設定や従業員情報の登録方法、申請後の確認・保存方法まで具体的に説明します。
freee人事労務で社会保険・雇用保険の電子申請はできる？
freee人事労務は社会保険と雇用保険の多くの手続きで電子申請に対応しています。
具体的には資格取得届や資格喪失届、算定基礎届、月額変更届、離職証明書など、日常的な労務手続きの主要な書類をオンラインで作成・送信できる機能が整備されています。
ただし対応状況は随時更新されるため、最新の対応一覧や省庁の仕様変更には注意が必要です。
電子申請に対応している手続き
freee人事労務が対応する主な電子申請手続きには、健康保険や厚生年金の資格取得・喪失届、算定基礎届、月額変更届のほか、雇用保険の資格取得届・資格喪失届・離職証明書などが含まれます。
加えて一部の助成金関連や雇用調整助成金の申請補助機能、データ連携によりCSVでの取り込みや提出用ファイルの生成も可能です。
ただし、事業所の種類や加入している保険組合によっては一部手続きが対象外となる場合があります。
電子申請を利用するメリット
電子申請を利用する最大のメリットは、手続きの速度と効率化です。
紙での記入・郵送に比べて申請から処理までの時間が短く、送付ミスや記入ミスによる差し戻しが減るため業務負担が大幅に軽減されます。
また、申請履歴や状況がシステム上で一元管理できるため、担当者間での情報共有が容易になり監査対応や過去データの確認もスムーズになります。
事前に準備するもの
電子申請を始める前には、まず会社情報や事業所情報、従業員の基本情報とマイナンバーを正確に登録する必要があります。
さらに、電子証明書（公的個人認証や電子署名）、GビズID（法人向けの電子申請用ID）、利用者識別番号や暗証番号などの申請で必要となる認証情報を揃える必要があります。
これらが揃っていないと申請は完了できないため、事前確認を徹底してください。
電子申請を始める前の初期設定
電子申請を円滑に行うためには、freee人事労務で最初に行う初期設定が重要です。
会社の基本情報、事業所ごとの届出情報、電子申請に必要な認証連携などを漏れなく登録しておくことで、その後の手続きがスムーズになります。
設定は管理者権限で行うケースが多く、アクセス権限や操作手順を社内で共有しておくと運用開始後のトラブルを減らせます。
会社情報を登録する
会社情報には正式名称、所在地、法人番号、代表者氏名、連絡先や業種などの基本情報を正確に入力してください。
これらの情報は各種申請書類に自動反映されるため、誤入力があると届出全体に影響します。
また法人番号や登記情報と照合されることがあるため、登記簿の情報と一致しているかを事前に確認することをおすすめします。
事業所情報を設定する
事業所情報では事業所ごとの所在地、事業所番号、所属する保険の管轄（年金事務所や労働局など）、事業形態や事業主の氏名を登録します。
特に事業所番号や管轄情報は申請先の行政機関を特定するために重要で、誤っていると申請先へ届かない可能性があります。
複数拠点がある場合は拠点ごとに正確に設定し、担当者情報も紐付けておくと運用が楽になります。
電子証明書・GビズIDなどを確認する
電子申請には電子証明書やGビズIDなどの認証手段が必要です。
GビズIDは法人がオンラインで申請する際に使うIDで、種類や利用権限に応じて発行手続きが異なります。
電子証明書は発行や更新に時間がかかることがあるため、導入前に取得手続きを進めておくと安心です。
従業員情報を登録する
従業員情報は社会保険・雇用保険の申請で最も重要なデータです。
氏名、生年月日、性別、雇用形態、雇用開始日・終了日、給与情報、被扶養者情報など必要項目を漏れなく登録することで、申請時の手間が減りエラーも防げます。
個人情報を扱うため、セキュリティとアクセス権の管理も併せて整備してください。
基本情報を入力する
基本情報としては氏名、フリガナ、生年月日、性別、住所、連絡先、雇用形態、雇用開始日などを正確に入力します。
入力ミスや旧姓表記の違いなどがあると申請で差戻しになることがあるため、入社時に本人確認書類で確認した情報を登録する運用を整えておくと良いでしょう。
また従業員の給与体系や就業規則に基づく雇用区分も合わせて設定しておく必要があります。
社会保険・雇用保険情報を登録する
社会保険・雇用保険情報では保険の加入状況、被扶養者情報、標準報酬月額や加入日、基礎年金番号などの情報を登録します。
特に標準報酬月額は算定基礎届や月額変更届で重要となるため、給与データと矛盾がないように日付や金額の履歴管理を徹底してください。
雇用保険の被保険者資格や離職理由なども正確に記載することが必要です。
マイナンバーを登録する
マイナンバーは社会保険・雇用保険の申請で必須情報となる場合が多く、取り扱いには厳格な管理が求められます。
freee人事労務ではマイナンバーの安全な収集・保管機能が用意されているため、利用規定に従って収集・登録を行ってください。
社内の取扱ルールとアクセス制限、暗号化設定を整備し、漏洩リスクを低減することが重要です。
社会保険の電子申請をする方法
社会保険の電子申請は、freee人事労務上で届出フォームを作成し電子署名・送信する流れが基本です。
手続きにより必要な添付書類や記載内容が異なるため、事前に対象者の情報を確認し、提出先の窓口要件に沿ってファイルを準備してください。
以下の代表的な手続きごとに作成手順と注意点を解説します。
資格取得届を作成する
資格取得届は従業員が社会保険の被保険者となった際に提出する届出です。
freeeでは従業員情報から自動で必要項目を反映して書類を作成でき、扶養や標準報酬の情報も併せて入力できます。
提出前には被保険者番号の有無、加入日、報酬情報の整合性を確認し、電子証明書で署名して送信してください。
資格喪失届を作成する
資格喪失届は従業員が退職などで被保険者資格を失った際に提出します。
退職日や離職理由、退職後の資格継続（任意継続被保険者の扱い）に関する情報を正確に反映することが重要です。
freee上で退職処理を行うと自動的に喪失届の下書きが作成されるため、誤りがないか確認してから電子申請してください。
算定基礎届・月額変更届を提出する
算定基礎届は標準報酬月額を決定するための毎年の届出で、月額変更届は随時の昇給・降給に伴う届出です。
これらは給与データと密接に関連するため、給与台帳や出勤データとの突合が欠かせません。
freeeでは給与情報と連携して必要な金額を自動算出する機能があり、計算結果を確認したうえで電子署名して提出できます。
雇用保険の電子申請をする方法
雇用保険の電子申請もfreee上で資格取得・喪失、離職票関連の書類を作成して送信するフローが一般的です。
雇用保険特有の離職理由や賃金の扱い、被保険者の任意適用など、細かな入力項目があり正確な情報が求められます。
次に各代表的手続きの作成方法と注意点を説明します。
資格取得届を作成する
雇用保険の資格取得届は入社時に提出するもので、雇用開始日や雇用形態、給与見込み額などを記載します。
freeeでは入社処理と連動して届出書類のドラフトを作成でき、必要に応じて修正してから送信することができます。
特に短時間労働者や日雇い労働者の扱いなど例外規定がある場合は、適用可否を事前に確認してください。
資格喪失届を作成する
資格喪失届は退職や離職による保険の資格喪失を報告するための届出です。
離職日や賃金支払状況、退職の事情など、正確な記載が必要であり、誤りがあると失業給付の手続きに影響する場合があります。
freeeでは退職情報を入力すると喪失届が自動生成されるため、内容確認のうえ電子申請を行ってください。
離職証明書を作成・提出する
離職証明書は離職者が失業給付を受ける際に必要となる重要書類です。
離職理由の分類や賃金の詳細、雇用保険の被保険者であった期間など、多くの項目を正確に記載しなければなりません。
freee上でテンプレートに沿って作成し、離職者に確認のうえ電子提出または郵送で対応する運用を整備すると安心です。
電子申請後に確認したいポイント
電子申請を送信した後は、申請状況の確認、返戻や補正対応、申請データの保存・管理が重要です。
電子申請は送信完了＝受理ではなく、行政側で内容確認が入るため、状況確認と必要に応じた迅速な対応が求められます。
ここでは申請後に必ず確認すべきポイントと運用上の注意点を解説します。
申請状況を確認する
freeeの申請管理画面で申請のステータス（送信済み、受理済み、処理中、返戻等）を確認できます。
申請番号や受領通知を保存すると行政窓口への問い合わせが必要になったときにスムーズです。
また、定期的にステータスをチェックするルールを設け、未処理や差戻しが発生した場合は速やかに担当者へ連絡する仕組みを作っておきましょう。
返戻・補正に対応する
行政からの返戻や補正依頼が来た場合は、指示に従って速やかに修正し再提出することが必要です。
返戻理由は申請データの不備や添付書類の不足などが多く、該当部分だけを修正できるケースもあります。
freeeの履歴管理を活用して差戻し履歴を残し、同じミスが繰り返されないよう原因分析を行うと改善に繋がります。
申請データを保存する
申請後は受領通知や申請書の控えを電子データとして保存しておくことが重要です。
税務や監査、人事記録の観点から数年間の保管が求められるため、クラウド上でのバックアップやアクセス権管理を整備してください。
freeeでは申請履歴やPDF出力が可能なので、ダウンロードして社内保存ルールに従って保管すると良いでしょう。
電子申請でよくあるエラーと対処法
電子申請で発生しがちなエラーには、入力ミス、マイナンバー未登録、添付書類不備、電子証明書の期限切れなどがあります。
これらは事前チェックリストや入力バリデーション、担当者教育でかなり防げますが、発生した場合の具体的な対処手順を用意しておくことが重要です。
以下に代表的なエラーとその対処法をまとめます。
入力内容に誤りがある場合
入力内容の誤りが原因で返戻された場合は、返戻通知に記載された指示に従って該当箇所を修正してください。
修正後は必ず再確認を行い、可能であれば別の担当者によるクロスチェックを行うことで再発防止になります。
また、入力時のテンプレート化やチェックリストの導入で初期のミスを減らしましょう。
マイナンバーの登録漏れ
マイナンバーの未登録は多くの申請で差戻しの理由となります。
収集時には本人確認書類と合わせてマイナンバーを取得し、専用の暗号化保管領域に登録する運用を徹底してください。
もし未登録で差戻しになった場合は、速やかに本人へ連絡して書類を回収し、正しい情報で再申請します。
添付書類の不備
添付書類の不備は届出の審査でよく発生する問題です。
添付が必要な書類一覧を作成し、スキャン解像度やファイル形式、署名の有無などの要件を事前に確認しておくことが重要です。
不備が見つかったら該当書類を再作成してアップロードし、必要に応じて補足説明を添えて再提出してください。
freee人事労務で電子申請するメリット
freee人事労務で電子申請を行うことにより、手続きの効率化、書類作成負担の軽減、申請状況の一元管理といったメリットが得られます。
クラウドでデータを共有できるため担当者交代時やリモートワーク環境でも作業継続が可能であり、法改正に伴う帳票更新もサービス側で随時反映される場合が多く運用負担が軽くなります。
手続きを効率化できる
電子申請により紙の記入や郵送の手間がなくなり、申請処理速度が大幅に向上します。
freeeの自動入力機能やテンプレートを活用すれば、同様の手続きを短時間で繰り返し行え、ヒューマンエラーの発生も低減できます。
また、ワークフロー承認を組み合わせることで社内の承認プロセスも効率化できます。
書類作成の負担を軽減できる
従業員情報や給与情報と連携することで、手動での転記作業が減り書類作成の負担が軽くなります。
自動計算機能により算定基礎や月額変更の必要金額を自動で表示でき、ミスの少ない書類を作成できます。
また、テンプレート保存や過去データの複製機能で定型手続きはさらに効率化されます。
申請状況を一元管理できる
申請履歴やステータスをクラウド上で一元管理できるため、担当者間の情報共有が容易になります。
過去の申請書類や受領通知を検索・参照できるため、監査対応や従業員からの問い合わせにも迅速に対応可能です。
またアクセス権限の設定により、閲覧や編集の範囲を制限できる点も安心です。
電子申請を行う際の注意点
電子申請を実施する際は、法改正への対応、申請期限の遵守、従業員情報の最新化など複数の注意点があります。
システムや申請要件は変更されることがあるため、定期的な運用チェックや担当者の教育を行い最新情報を追う体制を整えてください。
以下で具体的な注意点を説明します。
法改正に対応した設定を確認する
社会保険や雇用保険は法改正が頻繁に発生する分野であり、手続きや必要項目が変更されることがあります。
freee側でシステム更新が行われても、社内の設定やテンプレートが古いままだと誤った申請が行われる可能性があります。
定期的にリリースノートを確認し、必要な設定変更を反映する運用を作ってください。
申請期限を守る
各種届出には提出期限が定められており、期限を過ぎると過誤や罰則、給付の遅延につながります。
電子申請は紙よりも速く済むことが多い反面、準備不足で期限に間に合わないケースもあるため、スケジュール管理を厳格に行ってください。
リマインダーや自動通知機能を活用して期限遵守を徹底しましょう。
従業員情報を最新の状態に保つ
従業員の住所変更、扶養状況、給与変動などの情報が古いと申請が誤る原因になります。
入社・異動・退職時に必ず情報更新のフローを設け、本人確認を徹底することでデータの鮮度を保ってください。
特にマイナンバーや基礎年金番号など重要情報の管理は優先度を高くして運用してください。
社労士へ依頼するメリット
社労士に電子申請を依頼すると、専門知識に基づいた正確な手続き、複雑な事例の対応、法改正への迅速な対応が期待できます。
業務の一部または全部を外部委託することで社内負担を軽減し、人的リソースを他の戦略的業務へ振り向けることが可能です。
次に社労士依頼の具体的メリットを紹介します。
電子申請を正確かつ迅速に行える
社労士は各種申請の経験が豊富で、申請書類の作成や不備の予防に長けています。
期限管理や行政とのやり取りも代行できるため、社内リソースが限られている場合でも安心して手続きを進められます。
急な人事異動や特例対応が必要な場合でも迅速に対応してくれる点が大きな利点です。
社会保険・雇用保険手続きを一括で任せられる
社労士に依頼すると、加入・離脱・給付請求・算定・月額変更など多岐にわたる手続きを一括で任せられます。
一元的な管理により手続きの整合性が保たれ、ミスや二重申請のリスクを減らせます。
また契約形態により顧問契約で継続的にサポートを受けられるため、運用の安定化に寄与します。
法改正にも適切に対応できる
法改正時には新しいルールに即して運用を変更する必要がありますが、社労士は法改正情報に精通しているため適切な対応策を提案してくれます。
これにより、企業側のリスクを低減し、コンプライアンスを維持しやすくなります。
定期的なチェックや従業員への影響説明も受けられる点がメリットです。
社会保険労務士法人あいパートナーズができること
社会保険労務士法人あいパートナーズは、freee人事労務の導入支援から日常の電子申請代行、運用コンサルティングまで幅広く支援できます。
中小企業やスタートアップ向けに初期設定や運用設計を行い、法改正対応や申請トラブルへの対応もワンストップで提供します。
以下に具体的な支援内容を示します。
freee人事労務の導入・初期設定支援
導入支援では会社情報や事業所設定、従業員マスタの移行、給与連携設定などを代行して確実に初期環境を構築します。
既存のエクセルデータからの移行やマイナンバーの安全な取り込み、アクセス権限設計までトータルでサポート可能です。
導入後の操作研修やマニュアル作成も行い現場で運用できる体制を整えます。
電子申請の運用サポート
日常の電子申請運用では、届出の代行、ステータス確認、返戻対応、行政への問い合わせ代行などを行います。
定期的な申請スケジュールの管理や、申請フローの最適化提案も可能で、社内負担を大幅に軽減します。
また、緊急時の対応や法改正時の設定更新も行い、安心して運用できる体制を提供します。
社会保険・雇用保険手続きの代行
個別の手続き代行として、被保険者資格の取得・喪失、算定基礎届、月額変更、離職証明書の作成・提出などをワンストップで代行します。
代行により申請ミスや遅延のリスクを減らし、従業員対応や内部統制に専念できるようになります。
契約内容に応じてスポットまたは顧問契約での継続支援が可能です。
まとめ｜freee人事労務で電子申請を活用し労務業務を効率化しよう
freee人事労務は社会保険・雇用保険の多くの手続きで電子申請に対応しており、導入と運用を正しく行えば労務業務の負担を大幅に軽減できます。
重要なのは初期設定の正確さと従業員情報の最新化、電子証明書やGビズIDなどの事前準備を怠らないことです。
必要に応じて社労士へ依頼することで正確性と運用の安定性を確保し、企業全体の生産性向上につなげてください。
正しい設定と運用で手続きの負担を大幅に軽減できる
正しい初期設定と日常の運用ルールを整備することで、電子申請は紙の届出に比べてはるかに効率的になります。
freee人事労務の機能を最大限に活用し、必要な認証や保存ルールを整えることで、担当者の工数削減と迅速な対応が可能です。
まずは小さな手続きから電子化を進め、徐々に運用を拡大していくことをおすすめします。
| 比較項目 | 社会保険 | 雇用保険 |
|---|---|---|
| 主な手続き | 資格取得届、資格喪失届、算定基礎届、月額変更届 | 資格取得届、資格喪失届、離職証明書 |
| 必要情報 | 基礎年金番号、標準報酬月額、被扶養者情報 | 被保険者番号、雇用開始日・終了日、離職理由 |
| 提出先 | 年金事務所・健康保険組合など | ハローワーク（労働局） |
| freee対応の注意点 | 給与連携と算定ロジックの確認が必要 | 離職理由や短時間労働者の扱いに注意 |
この記事を書いた人
- 社会保険労務士・採用定着士
- 岩本 浩一（いわもと こういち）
社会保険労務士法人あいパートナーズ 代表社員
採用と定着に特化した人事労務のスペシャリスト。愛媛県社会保険労務士会所属（登録番号：3806011）。愛媛県松山市を拠点に、地元企業のみならず全国の企業の組織成長を支援している。「人手不足を解消し、持続可能な組織をつくる」ことをミッションに掲げ、理論と現場のリアリティを融合させたコンサルティングを展開。
特に「企業型確定拠出年金（企業型DC）」を活用した退職金制度の構築に定評がある。従業員の将来設計を支える福利厚生の整備と、経営側のコスト効率化を両立させる専門的なスキームにより、採用力の強化と離職率の低下を同時に実現。数多くの中小企業における組織課題を解決へ導いてきた。
地域経済への貢献にも注力しており、地元メディア『愛媛経済レポート』にて採用定着をテーマとした連載を長期にわたり担当。また、AI技術を活用した情報発信のパイオニアとしても活動しており、YouTubeチャンネル『あいパートナーズ AI労働解説』やPodcast『博識な猫タマとクロの資料解説』を通じて、労働法や人事トレンドの最新情報を、経営者や人事担当者に向けて分かりやすく解説している。
