freee人事労務で介護休業の手続きを行う方法制度や電子申請も解説

この記事は、企業の人事担当者や総務担当者、freee人事労務の導入を検討している経営者向けに作成しました。この記事では、介護休業に関する制度の基本から、freee人事労務での事前設定、申請手続き、電子申請や給付金の申請方法、休業中の勤怠・社会保険対応、復職手続き、よくあるトラブルとその対処法までをわかりやすく解説します。具体的な操作手順や準備書類、注意点も整理しているため、実際の業務でそのまま使える実務的な情報を提供します。

Table of Contents

freee人事労務で介護休業の手続きはできる？

freee人事労務は、介護休業に関する申請・管理を行うための機能を備えており、従業員の休業申請の受付から、勤務管理や給与計算との連動、必要書類の作成支援、場合によっては電子申請のサポートまでをカバーします。実務上は、会社の就業規則や労務ルールに沿って設定を行えば、申請の登録・承認フローや休業期間の管理、休業に伴う給与の非課税処理などを効率化できます。特に従業員が多い企業や申請が頻繁な組織では、手作業のミスや申請漏れを減らす効果が期待できます。

介護休業手続き機能の概要

介護休業手続き機能の主な役割は、従業員からの休業申請の受付・承認フローの管理と、休業期間に関する勤怠・給与連携、関連する書類の管理です。具体的には、申請フォーム作成、申請者と承認者の指定、休業期間のカレンダー反映、社内通知の自動化、休業に伴う給与計算ルールの適用が含まれます。これにより、人事担当者は個別の申請対応に割く時間が減り、漏れや二重対応といったリスクを低減できます。

freee人事労務でできること

freee人事労務を活用すると、従業員の介護休業申請の受付から承認、休業期間に応じた勤務ステータスの変更、給与計算への連携、休業期間中の勤怠管理、必要書類のテンプレートによる作成支援、そして電子申請の対応可否の確認と支援まで一貫した管理が可能です。これにより、紙やメールでのやり取りを最小化し、申請履歴をシステムで一元管理できます。

導入するメリット

freee人事労務を導入することで、介護休業関連手続きが標準化され、申請から承認までのリードタイム短縮、申請漏れや計算ミスの防止、履歴管理によるトレーサビリティの確保が可能になります。さらに、勤怠や給与との自動連携により人事担当者の作業工数が削減され、従業員の利便性向上にも寄与します。中小企業から大企業まで、業務量や担当者のスキルに応じて導入効果が見込めます。

比較項目	手作業・紙管理	freee人事労務導入時
申請受付	紙やメールでの個別対応が必要	オンラインフォームで一元管理
承認フロー	メールや回覧で遅延が発生しやすい	自動通知と承認履歴で可視化
勤怠連携	手動での入力ミスが発生	勤怠・給与と自動連携

介護休業を申請する前に確認すること

介護休業を申請する前には、まず法的な制度概要や自社の就業規則に定められた取り扱いを確認することが重要です。介護休業の対象要件、休業期間、給付金の有無や支給条件、休業中の給与取り扱いや社会保険の扱い、復職時の配置・役職の扱いなど、労使双方で誤解が生じやすいポイントを事前に整理しておく必要があります。これにより申請後のトラブルを未然に防げます。

介護休業制度の概要

介護休業制度は、家族の介護が必要になった従業員が一定期間仕事を離れて介護に専念できるように設けられた制度です。法定の要件や期間は改正により変更されることがあるため、最新の法令と自社就業規則の双方を照合して、対象範囲、最長期間、分割取得の可否、介護休業給付金の対象となるかなどを確認することが重要です。

取得要件を確認する

介護休業を取得するための基本要件には、介護対象者が要介護状態であることや、従業員が一定の条件を満たしていることなどがあります。具体的には、対象家族の範囲、就業期間の要件、申請時期や届出方法などを確認してください。特に給付金の要件は雇用保険の加入状況や給付日数の計算方法に依存するため、事前確認が必要です。

必要書類を準備する

介護休業の申請にあたっては、申請書のほかに介護が必要であることを確認するための診断書やケアマネジャーの意見書、家族関係を確認する書類（戸籍謄本や住民票など）、雇用保険被保険者証の写しなどが求められる場合があります。各企業や窓口で必要書類が異なることがあるため、事前にリストアップして従業員に案内するとスムーズです。

申請書（会社所定様式）
医師の診断書や意見書
家族関係を示す書類（戸籍、住民票等）
雇用保険被保険者証の写し

freee人事労務の事前設定

freee人事労務で介護休業の手続きを行う前に、管理者側で必要な事前設定を完了しておく必要があります。具体的には会社情報や就業規則に基づく休業設定、承認フローの設計、従業員データの整備、社会保険・雇用保険の基本情報の登録などを行います。これらを整備しておくことで、従業員からの申請受付や勤怠連動が正確に行われます。

会社情報を確認する

会社情報には会社名や所在地、事業所番号、事業所ごとの就業規則の情報などが含まれます。これらは各種申請書や電子申請で使用されるため、正確に入力しておく必要があります。特に社会保険や雇用保険の手続きに関係する番号や住所は制度上の通知に用いられるため、誤りがあると外部手続きで差し戻される可能性があります。

従業員情報を登録する

従業員情報は、氏名、生年月日、入社日、雇用形態、所属、入社後の給与情報、社会保険・雇用保険の加入状況など、申請や給付金計算に必要な項目を網羅しておく必要があります。freeeではCSVインポートや手動入力で登録できますが、特に保険関係の番号や扶養情報は正確に管理しておくと手続きがスムーズです。

氏名・カナ
生年月日・性別
勤務開始日・雇用形態
給与情報・支給形態
社会保険・雇用保険の加入情報

社会保険・雇用保険情報を確認する

介護休業関連の給付金申請や休業中の処理では、被保険者番号や資格取得日、保険の加入状態、離職票の発行有無など細かな情報が重要になります。freeeに登録されている情報と健康保険組合や年金事務所、ハローワークに提出する書類の情報が整合しているかを事前に突合しておくと、後続の申請で差し戻しが発生しにくくなります。

介護休業の申請手続きを行う方法

介護休業の申請を実務で進める際は、従業員による申請登録、管理者の承認プロセス、必要書類の添付、勤怠・給与への反映、そして場合によっては外部機関への電子申請という流れになります。freee人事労務ではこの一連の流れをシステム化できるので、各ステップで担当者が行うべき操作を明確にしておくと混乱が少なくなります。

介護休業申請を登録する

従業員はfreee上の申請フォームから介護休業の申請を行います。申請内容には休業開始日・終了予定日、介護対象者の情報、必要に応じた添付書類のアップロードなどを含めます。管理者は申請内容を確認し、承認または差戻しを行います。承認後は休業ステータスが勤怠に反映され、給与計算ルールが適用されます。

必要書類を作成する

申請に必要な書類は企業によって異なりますが、一般的には介護が必要であることを証明する医師の診断書やケアプラン、家族関係が確認できる書類などが必要です。freeeではテンプレートを用いて書類作成や添付が可能なため、書式のばらつきや紛失リスクを減らせます。書類はデジタル保存しておくと再提出や監査対応が容易です。

介護休業申請書（会社様式）
医師の診断書や意見書の写し
ケアマネジャーの計画書やサービス提供予定表
家族関係を示す書類（必要に応じて）

電子申請を行う

介護休業自体の届出は企業内手続きが中心ですが、介護休業給付金の申請などはハローワークを経由して行う必要があり、freeeの電子申請連携機能を活用できるケースがあります。電子申請を利用すると紙での郵送や窓口持参が不要になり、受付状況のトラッキングやファイルの一括送信が可能です。電子申請の対応可否は給付の種類や地域の窓口に依存するため事前確認が必要です。

介護休業給付金の手続きを行う方法

介護休業給付金は、雇用保険に加入している従業員が介護のために休業した場合に、一定の条件を満たせば支給される制度です。給付金の申請は申請書類の作成と添付、ハローワークへの提出が必要で、支給要件や支給期間の計算が複雑なことから、freee上で事前に必要情報を整理しておくとスムーズに手続きできます。

支給要件を確認する

介護休業給付金を受けるためには、被保険者期間や直近の雇用保険加入状況、休業前の賃金や労働日数などが条件に含まれます。支給要件は法令や運用により変更される可能性があるため、最新のハローワーク情報や厚労省の案内を確認して要件を照合してください。また、途中で条件に変更が生じた場合の扱いも確認しておくと安心です。

申請書を作成する

給付金の申請書類は、所定の様式に必要事項を記入し、就業実績や賃金の証明に関連する添付書類を付けて提出します。freeeでは従業員の勤怠データや賃金データを出力して申請書類の根拠資料として活用できるため、手作業での集計ミスを減らすことができます。作成後は提出前に内容のダブルチェックを行いましょう。

支給申請を行う

申請書を作成したら、最寄りのハローワークへ提出します。提出は窓口持参、郵送、場合によっては電子申請で行えることがあります。提出後は受理状況や審査結果を確認し、追加書類の要求があれば速やかに対応してください。支給が認められた場合、指定口座へ振込まれますが、不支給や減額の理由も通知されるため記録を保管しておきます。

介護休業中・復職時の対応

介護休業中は勤怠管理、給与の取り扱い、社会保険・雇用保険の資格管理などが通常と異なり、復職時には配置や評価、研修の必要性など確認すべき点が多くあります。人事は休業中の情報共有と復職に向けた計画を整え、本人と管理職の双方が安心して復帰できるようにサポートすることが重要です。

勤怠・給与設定を変更する

休業の種類に応じて勤怠ステータスや給与支給の有無、給与計算上の扱い（例：無給扱い、部分支給）をfreee上で設定します。休業期間中の勤怠締めや賞与算定基礎の扱いなど、社内ルールに基づいた設定が必要です。設定ミスは給与過不足や税・保険の誤処理につながるため、設定後のテストやダブルチェックを推奨します。

休業ステータスの設定
給与計算ルールの適用
賞与や手当の扱い確認

社会保険・雇用保険手続きを確認する

介護休業中の社会保険の資格や各種保険料、被保険者資格の取り扱いはケースにより異なります。一般には休業が短期間であれば資格取得・喪失が発生しないこともありますが、長期休業や給与の扱いによっては手続きが必要です。雇用保険の被保険者状態や給付に関する届出も確認し、必要があれば関連機関へ届け出を行います。

復職時の手続きを行う

復職時には勤怠復帰処理、給与再開、配置や業務内容の確認、必要に応じた職場復帰支援計画や研修の手配を行います。復職に伴う労働条件変更がある場合は本人と合意のうえ文書で記録しておくことが望ましいです。復職後のフォローアップ期間を設定して業務への適応を支援すると、離職や問題発生の抑止に繋がります。

介護休業手続きでよくあるトラブル

介護休業手続きで発生しやすいトラブルには、申請期限の遅延、入力情報の誤りによる手続きの差戻し、給付金申請の漏れや添付書類不備などがあります。これらは事前のチェックリストや担当者間の連携、システムの設定ミス防止で多くを回避できます。発生した場合の対応フローをあらかじめ用意しておくことも重要です。

申請期限を過ぎてしまう

申請期限を過ぎると給付対象外になる、または遡及申請が必要で手続きが複雑化するため、従業員に対して申請期限の周知とリマインダーを設定しておくことが重要です。freeeでは申請期限に合わせたアラートや自動通知を設定できるため、期限管理に活用するとトラブルを未然に防げます。

入力内容に誤りがある

申請時の入力ミスは書類差戻しや審査遅延の原因になります。これを防ぐためには、申請フォームの必須項目チェック、添付ファイルのフォーマットチェック、申請前の確認プロンプトなどを整備することが有効です。また、管理者側での承認時にチェックリストを設けることで人的ミスを低減できます。

給付金申請が漏れる

給付金申請の漏れは従業員の受給機会を失わせる重大な問題です。freee上で休業発生時に給付金対象かどうかを判別するフラグを付ける、または申請フローに給付金チェック項目を組み込むなどの運用設計が有効です。申請漏れが判明した場合は速やかにハローワークへ相談し、遡及申請の可否を確認してください。

社労士へ依頼するメリット

社労士へ介護休業関連手続きを依頼すると、複雑な法令解釈や給付金要件の確認、電子申請の手続き代行、提出書類の整備といった専門的な対応を任せられます。特に社内で労務知識が十分でない場合や、多数の申請を抱える企業では依頼によりミスを減らし、担当者の負担軽減と法令遵守を同時に実現できます。

介護休業手続きを正確に行える

社会保険労務士は最新の法令や運用に精通しているため、介護休業に関する手続きや書類作成を正確に行えます。要件の解釈や不明点に対して適切な助言を受けられるため、申請ミスや不備による再提出リスクを低減できます。企業にとっては安心して業務を委託できるメリットがあります。

給付金・電子申請をまとめて任せられる

社労士に依頼することで、介護休業給付金の要件確認から申請書類の作成、ハローワークへの提出や電子申請の代行まで一括で任せられます。専門家による事前チェックにより、提出書類の一貫性や提出後のフォローまで含めたトータルな支援が受けられる点が大きな利点です。

法改正にも適切に対応できる

労働法や社会保険制度は定期的に改正があり、制度変更に追随することが重要です。社労士は情報収集と対応ノウハウを持っているため、法改正があった際にも迅速に必要な対応策を提示してくれます。企業は安心して運用ルールの更新や従業員対応を進められます。

社会保険労務士法人あいパートナーズができること

社会保険労務士法人あいパートナーズは、freee人事労務の導入支援から、介護休業や給付金申請の実務代行、社会保険や労務管理の運用支援まで幅広くサポートします。特に中小企業向けに、システム導入時の初期設定や運用ルール策定、従業員向けマニュアル作成などの支援を行い、スムーズな運用開始を支援します。

freee人事労務の導入支援

導入支援では、会社情報や従業員データの移行、就業規則に基づく休業設定のカスタマイズ、承認フローの設計、管理者向けの運用マニュアル作成やトレーニングを提供します。導入後の運用が安定するまで伴走型でサポートすることで、現場の負担を軽減します。

介護休業・給付金申請のサポート

介護休業関連では、給付金対象の判定、申請書類の作成、ハローワークへの提出代行、申請後のフォローまで包括的に支援します。freeeのデータを活用した証憑作成や、電子申請のサポートも行うため、手続きの正確性向上と迅速な処理が期待できます。

社会保険・労務管理の運用支援

日常的な社会保険手続きや労務相談、就業規則の見直し、労務リスクの診断と改善提案なども提供します。企業の成長フェーズや従業員規模に応じた最適な運用ルールを整備し、freeeと連携した効率的な労務管理体制を構築します。

まとめ｜freee人事労務で介護休業手続きを効率化しよう

介護休業の手続きは法的要件や書類、給付金の要件など複雑な点が多いため、freee人事労務のようなシステムを活用することで申請から承認、勤怠・給与連携、給付金申請までを効率化できます。特に複数の従業員が同時に申請するような環境ではシステム化の効果が顕著で、人的ミスや申請漏れの防止、業務工数の削減に繋がります。社労士による支援と併用するとさらに安心して運用できます。

電子申請を活用して介護休業手続きをスムーズに進めよう

電子申請は紙や郵送による手間を削減し、提出状況のトラッキングやファイル管理の効率化を実現します。freee人事労務と社労士のサポートを併用することで、電子申請の可否確認や必要書類の整備、提出後のフォローまで一貫した対応が可能になり、従業員も企業側も負担を大幅に減らすことができます。

この記事を書いた人

岩本浩一社会保険労務士・採用定着士

岩本浩一（いわもとこういち）
社会保険労務士法人あいパートナーズ代表社員

採用と定着に特化した人事労務のスペシャリスト。愛媛県社会保険労務士会所属（登録番号：3806011）。愛媛県松山市を拠点に、地元企業のみならず全国の企業の組織成長を支援している。「人手不足を解消し、持続可能な組織をつくる」ことをミッションに掲げ、理論と現場のリアリティを融合させたコンサルティングを展開。

特に「企業型確定拠出年金（企業型DC）」を活用した退職金制度の構築に定評がある。従業員の将来設計を支える福利厚生の整備と、経営側のコスト効率化を両立させる専門的なスキームにより、採用力の強化と離職率の低下を同時に実現。数多くの中小企業における組織課題を解決へ導いてきた。

地域経済への貢献にも注力しており、地元メディア『愛媛経済レポート』にて採用定着をテーマとした連載を長期にわたり担当。また、AI技術を活用した情報発信のパイオニアとしても活動しており、YouTubeチャンネル『あいパートナーズ AI労働解説』やPodcast『博識な猫タマとクロの資料解説』を通じて、労働法や人事トレンドの最新情報を、経営者や人事担当者に向けて分かりやすく解説している。