住民税の決定通知書が届いたら？6月給与への反映手順と担当者のチェックポイント

この記事は、企業や事業所で給与計算を担当する方に向けて、住民税の決定通知書を受け取った後に必要な実務対応や注意点をわかりやすく解説するものです。住民税の決定通知書は毎年5月頃に会社宛てに届き、6月以降の給与計算に直結する重要な書類です。本記事では、通知書の内容や給与計算への反映方法、よくあるミスや従業員への説明ポイントまで、実務で役立つ情報を網羅的にご紹介します。

Table of Contents

住民税の決定通知書とは

市区町村が前年の所得に基づいて住民税額を決定し通知する書類

住民税の決定通知書は、従業員が前年に得た所得をもとに、市区町村がその年の住民税額を計算し、決定した内容を通知する公式な書類です。この通知書には、所得金額や控除内容、最終的な住民税額などが詳細に記載されています。住民税は前年の所得に基づいて課税されるため、通知書を確認することで従業員の年収や控除状況も把握できます。給与計算担当者は、この通知書をもとに正確な住民税の控除を行う必要があります。

会社あてに送付されるものは「給与天引き用」の通知

会社宛てに届く住民税の決定通知書は、主に「特別徴収」と呼ばれる給与天引き用の通知です。この通知書には、従業員ごとに毎月控除すべき住民税額が記載されており、給与計算時にその金額を天引きして市区町村へ納付するための根拠となります。会社はこの通知書をもとに、6月以降の給与から新しい住民税額を控除し始めることが求められます。通知書は複数枚に分かれていることが多く、従業員ごとに仕分けて管理することが重要です。

従業員個人にも同内容の通知書（納税通知）が送られる

住民税の決定通知書は、会社だけでなく従業員個人にも「納税通知書」として送付されます。個人宛の通知書には、会社で天引きされる住民税額や納付方法、問い合わせ先などが記載されています。従業員から住民税額について質問があった場合は、この個人通知書の内容をもとに説明することができます。また、従業員が転職や退職をした場合にも、この通知書が必要となるケースがあるため、本人にも大切に保管してもらうよう案内しましょう。

特別徴収と普通徴収の違い

特別徴収は会社が給与から天引きして市区町村へ納付する方式

特別徴収とは、会社が従業員の給与から毎月住民税を天引きし、まとめて市区町村へ納付する方式です。この方法は、従業員が自分で納付手続きを行う手間が省けるため、ほとんどの会社で採用されています。特別徴収の対象となる従業員には、会社宛てに「特別徴収税額の決定通知書」が届き、給与計算時にその金額を控除します。会社は納付期限までに市区町村へ住民税を納める義務があります。

普通徴収は個人が自分で納付書により支払う方式

普通徴収は、従業員本人が市区町村から送付される納付書を使って、住民税を自分で納付する方式です。主に自営業者や退職者、パート・アルバイトなど特別徴収の対象外となる人が該当します。普通徴収の場合、納付は年4回の分割払いが一般的で、納付期限を過ぎると延滞金が発生することもあります。給与担当者は、普通徴収対象者の管理や、退職時の切り替え手続きにも注意が必要です。

原則として給与支払者は従業員を特別徴収とする義務がある

地方税法により、給与支払者（会社）は原則として従業員を特別徴収とする義務があります。例外的に普通徴収が認められるのは、短期雇用や非常勤、退職者など特定のケースのみです。特別徴収の義務を怠ると、会社に対して指導や勧告が行われる場合もあるため、必ず従業員の住民税は特別徴収で対応しましょう。新入社員や異動者がいる場合も、速やかに特別徴収への切り替え手続きを行うことが重要です。

徴収方法	納付者	納付方法	主な対象者
特別徴収	会社	給与天引き	正社員・常勤
普通徴収	本人	納付書払い	自営業・退職者

決定通知書に記載されている主な項目

年税額・月々の住民税額（均等割・所得割）

住民税の決定通知書には、従業員ごとの年税額と、毎月給与から天引きする月額が明記されています。住民税は「均等割」と「所得割」の2つの要素で構成されており、均等割は一律、所得割は前年の所得に応じて決まります。通知書にはこれらの内訳も記載されているため、控除額の根拠を確認する際に役立ちます。給与計算担当者は、月額の住民税額を正確に給与システムへ登録することが求められます。

特別徴収の開始月と徴収期間（通常6月〜翌年5月）

決定通知書には、特別徴収の開始月と徴収期間が明記されています。多くの自治体では、6月から翌年5月までの12か月間が徴収期間となり、毎月同額を天引きします。この期間を誤って設定すると、控除漏れや過剰控除の原因となるため、必ず通知書の記載内容を確認しましょう。また、異動や退職があった場合は、徴収期間の途中で対応が必要になることもあります。

対象従業員の氏名・マイナンバー・事業所名など

通知書には、対象となる従業員の氏名やマイナンバー、事業所名、事業所番号などが記載されています。これにより、どの従業員の住民税額かを正確に特定できます。給与計算担当者は、通知書の記載内容と自社の在籍者リストを照合し、対象者の取り違えや漏れがないかを必ずチェックしましょう。マイナンバーの取り扱いには十分な注意が必要です。

年税額
月額住民税
均等割・所得割の内訳
徴収期間
従業員氏名・マイナンバー
事業所名・番号

給与計算での住民税の控除タイミング

6月支給分の給与から新年度分の住民税額で控除を開始する

住民税の新年度分は、毎年6月支給分の給与から控除が始まります。 5月までの給与では前年度の住民税額を控除し、6月からは決定通知書に記載された新しい住民税額に切り替えます。この切り替えを忘れると、控除額の誤りや従業員からの問い合わせにつながるため、必ず6月分から新額で控除を開始しましょう。

毎月同額を1年かけて天引きするのが基本

住民税は、原則として6月から翌年5月までの12か月間、毎月同額を給与から天引きします。通知書に記載された月額をそのまま控除するため、給与計算ソフトやエクセルに正確に登録することが重要です。途中で異動や退職があった場合は、控除額や期間の調整が必要になることもあります。毎月の控除額に誤りがないか、テスト計算で確認することをおすすめします。

賞与からは原則として住民税は控除しない（就業規則での扱い確認）

住民税は、原則として毎月の給与からのみ控除し、賞与からは控除しません。ただし、会社の就業規則や給与規定によっては、賞与から住民税を控除する場合もあるため、事前に確認が必要です。また、退職時に一括徴収する場合など、例外的に賞与や最終給与から控除するケースもあります。通知書や自治体の指示に従い、適切に対応しましょう。

控除開始月	控除期間	控除対象	賞与控除
6月	翌年5月まで	毎月給与	原則なし

中途入社・中途退職した場合の扱い

中途入社の場合、前職からの特別徴収切替手続きが必要なことが多い

中途入社の従業員がいる場合、前職で特別徴収されていた住民税の取り扱いに注意が必要です。多くの場合、前職の会社から「特別徴収切替届出書」や「給与所得者異動届出書」が提出されており、現職の会社で住民税の特別徴収を引き継ぐ手続きが必要となります。この手続きを怠ると、従業員が普通徴収に切り替わってしまい、納付漏れや二重納付のリスクが生じます。入社時には必ず住民税の状況を確認し、必要な手続きを速やかに行いましょう。

退職時に残期間分を一括徴収するか、普通徴収へ切り替えるかを選択

従業員が退職する場合、住民税の残期間分を最終給与で一括徴収するか、普通徴収へ切り替えるかを選択する必要があります。一括徴収は、最終給与や退職金から残りの住民税額をまとめて控除する方法で、従業員の同意が必要です。一方、普通徴収へ切り替える場合は、退職後に従業員本人が納付書で支払うことになります。どちらの方法を選択するかは、従業員と相談のうえ決定し、自治体への届出も忘れずに行いましょう。

退職月と一括徴収の可否は通知書の記載を確認する

退職時の住民税の取り扱いについては、決定通知書や自治体からの案内に一括徴収の可否や手続き方法が記載されています。特に、退職月によっては一括徴収ができない場合や、普通徴収への切り替えが必要な場合もあるため、必ず通知書の内容を確認しましょう。また、退職者の住民税に関する問い合わせが多いため、事前に説明できるよう準備しておくことが大切です。

中途入社時は前職の住民税状況を確認
退職時は一括徴収か普通徴収かを選択
通知書や自治体の案内を必ず確認

住民税の決定通知書を扱う際の実務フロー

市区町村から届いた決定通知書を従業員ごとに仕分けする

住民税の決定通知書が市区町村から届いたら、まず従業員ごとに仕分けを行います。通知書は複数枚に分かれていることが多く、特別徴収用と従業員配布用がセットになっている場合もあります。仕分けの際は、在籍者リストと照合し、漏れや重複がないかを必ず確認しましょう。仕分け後は、従業員配布用を速やかに本人へ渡すことも忘れずに行います。

給与ソフト・エクセルに新住民税額を登録・更新する

仕分けが終わったら、決定通知書に記載された新しい住民税額を給与計算ソフトやエクセルに正確に登録します。登録時には、従業員ごとの金額や徴収期間、開始月などを間違えないよう慎重に入力しましょう。入力ミスがあると、控除額の誤りや納付漏れにつながるため、ダブルチェックを徹底することが重要です。

登録後、6月給与の控除額をテスト計算し誤りがないか確認する

新しい住民税額を登録した後は、6月支給分の給与で控除額が正しく反映されているかテスト計算を行いましょう。テスト計算により、入力ミスや設定漏れを事前に発見できます。また、控除額が通知書と一致しているか、複数人分をサンプルチェックすることもおすすめです。問題がなければ、本番の給与計算に進みましょう。

通知書の仕分け・配布
住民税額の登録・更新
テスト計算・ダブルチェック

よくあるミスと注意点

前年度の住民税額のまま更新し忘れるミス

住民税の決定通知書が届いた後、最も多いミスの一つが、前年度の住民税額をそのまま新年度にも適用してしまうことです。特に、給与計算ソフトやエクセルで手動入力している場合、更新作業を忘れると6月以降も古い金額で控除されてしまい、従業員や自治体から指摘を受けることになります。毎年6月のタイミングで必ず住民税額を見直し、通知書の内容に基づいて正しく更新しましょう。

金額の入力桁ミスや対象者取り違えによる控除誤り

住民税額の入力時に、桁を間違えたり、従業員を取り違えて登録してしまうミスもよく発生します。例えば、1,200円を12,000円と入力してしまう、または同姓の別人に誤って登録してしまうなどです。こうしたミスは、給与明細や納付額の不一致につながるため、入力後は必ずダブルチェックを行いましょう。複数人での確認体制を整えることも有効です。

転居・結婚などで市区町村が変わった場合の通知書見落とし

従業員が転居や結婚などで市区町村が変わった場合、住民税の通知書が新しい自治体から届くことがあります。この際、旧自治体からの通知書と混同したり、新しい通知書を見落とすケースがあるため注意が必要です。特に、異動や転居が多い時期は、通知書の仕分けや管理を徹底し、対象者の住民票所在地を最新のものに更新しておきましょう。

住民税額の更新忘れ
金額・対象者の入力ミス
転居・結婚による自治体変更の見落とし

従業員への説明ポイント

6月から住民税額が変わる理由を事前に案内する

住民税額は毎年6月から新しい金額に切り替わるため、従業員には事前にその理由を説明しておくことが大切です。「前年の所得に基づき自治体が税額を決定し、6月から新年度分が適用される」ことを周知することで、給与明細の変動に対する不安や疑問を減らせます。社内掲示やメールなどで案内しましょう。

金額の質問があれば決定通知書に基づき説明する

従業員から住民税額について質問があった場合は、決定通知書の内容をもとに説明しましょう。通知書には、年税額や月額、控除の内訳が記載されているため、根拠を示しながら丁寧に回答することが信頼につながります。また、個人宛の納税通知書も従業員に配布し、本人にも内容を確認してもらうとよいでしょう。

住民税は前年所得に対する税であることを周知する

住民税は「前年の所得」に対して課税される税金であることを従業員に周知しましょう。これにより、今年の給与や賞与が増減しても、住民税額がすぐに変わるわけではないことを理解してもらえます。特に新入社員や転職者には、住民税の仕組みを丁寧に説明することが重要です。

6月からの住民税変更理由の案内
通知書に基づく説明
前年所得課税の周知

給与計算担当者が押さえるべきチェックポイント

通知書の人数と在籍者数が一致しているかを確認する

住民税の決定通知書に記載されている人数と、実際の在籍者数が一致しているか必ず確認しましょう。通知書に記載漏れや重複がある場合、控除漏れや二重控除の原因となります。在籍者リストと照合し、異動者や新入社員、退職者の情報も最新に保つことが大切です。

異動・休職者・短時間勤務者の扱いを整理する

異動や休職、短時間勤務者など、通常の給与計算と異なるケースについても住民税の控除方法を整理しておきましょう。特に、休職中の従業員は給与が支給されない場合、住民税の納付方法を本人と相談し、普通徴収への切り替えなど適切な対応が必要です。また、短時間勤務者の住民税控除漏れにも注意しましょう。

特別徴収税額の合計と納付書の金額が一致しているか照合する

給与から天引きした住民税の合計額と、市区町村から送付される納付書の金額が一致しているか必ず照合しましょう。不一致がある場合は、入力ミスや通知書の見落としが考えられるため、速やかに原因を調査し修正します。納付額の誤りは会社の信用問題にもつながるため、毎月のチェックを徹底しましょう。

チェック項目	ポイント
通知書人数と在籍者数	必ず一致させる
異動・休職者の扱い	控除方法を整理
納付額の照合	毎月チェック

動画で解説

この記事を書いた人

岩本浩一社会保険労務士・採用定着士

岩本浩一（いわもとこういち）
社会保険労務士法人あいパートナーズ代表社員

採用と定着に特化した人事労務のスペシャリスト。愛媛県社会保険労務士会所属（登録番号：3806011）。愛媛県松山市を拠点に、地元企業のみならず全国の企業の組織成長を支援している。「人手不足を解消し、持続可能な組織をつくる」ことをミッションに掲げ、理論と現場のリアリティを融合させたコンサルティングを展開。

特に「企業型確定拠出年金（企業型DC）」を活用した退職金制度の構築に定評がある。従業員の将来設計を支える福利厚生の整備と、経営側のコスト効率化を両立させる専門的なスキームにより、採用力の強化と離職率の低下を同時に実現。数多くの中小企業における組織課題を解決へ導いてきた。

地域経済への貢献にも注力しており、地元メディア『愛媛経済レポート』にて採用定着をテーマとした連載を長期にわたり担当。また、AI技術を活用した情報発信のパイオニアとしても活動しており、YouTubeチャンネル『あいパートナーズ AI労働解説』やPodcast『博識な猫タマとクロの資料解説』を通じて、労働法や人事トレンドの最新情報を、経営者や人事担当者に向けて分かりやすく解説している。