この記事は、給与計算における支払日や締日を変更する際の手順や注意点について解説します。 特に、企業の人事担当者や経営者に向けて、法的な要件や実務上のポイントを詳しく説明します。 給与の支払日や締日を変更することは可能ですが、適切な手続きを踏まないとトラブルの原因となることがあります。 この記事を通じて、正しい手順を理解し、スムーズな変更を実現しましょう。
給与の支払日・締日を変更する際の基本ルール
給与の支払日や締日を変更する際には、いくつかの基本ルールを理解しておくことが重要です。 まず、労働基準法第24条に基づく「賃金支払いの5原則」を遵守する必要があります。 これには、毎月支払うこと、一定の期日に支払うこと、賃金の全額支払い、賃金の支払い方法の明示、そして賃金の支払い場所の明示が含まれます。 これらの原則を守ることで、従業員との信頼関係を維持し、法的なトラブルを避けることができます。
賃金支払いの5原則に従う必要性
賃金支払いの5原則は、労働者の権利を守るために設けられた重要なルールです。 これを遵守することで、企業は法的なリスクを回避し、従業員の信頼を得ることができます。 具体的には、以下の5つの原則があります。 1. 毎月支払うこと 2. 一定の期日に支払うこと 3. 賃金の全額支払い 4. 賃金の支払い方法の明示 5. 賃金の支払い場所の明示 これらを守ることで、企業は安定した運営が可能となります。
支払日・締日は就業規則の絶対的記載事項
支払日や締日は、就業規則に明記する必要があります。 これは、労働基準法に基づく義務であり、従業員が給与を受け取る際の重要な情報です。 就業規則に記載することで、従業員は自分の給与がいつ支払われるのかを明確に理解できます。 また、変更がある場合は、必ず就業規則を改定し、従業員に周知することが求められます。 これにより、トラブルを未然に防ぐことができます。
支払日を変更する場合の注意点
支払日を変更する際には、いくつかの注意点があります。 特に、法的な要件や従業員への配慮が重要です。 変更を行う前に、必ず以下のポイントを確認しましょう。 1. 毎月一定日に支払うことが必須 2. 就業規則の変更と労基署への届出が必要 3. 従業員への予告と説明の重要性 4. 給与ソフト・振込設定の修正 これらを適切に行うことで、円滑な支払日変更が可能となります。
毎月一定日に支払うことが必須
給与の支払日は、毎月一定日に設定することが法律で求められています。 これにより、従業員は給与の受け取りを予測しやすくなり、生活設計が立てやすくなります。 支払日を変更する場合も、必ずこの原則を守る必要があります。 例えば、毎月25日に支払っている場合、変更後も25日を基準にすることが望ましいです。 これにより、従業員の混乱を避けることができます。
就業規則の変更と労基署への届出が必要
支払日を変更する際には、就業規則の改定が必要です。 改定後は、労働基準監督署への届出も行わなければなりません。 これにより、法的な要件を満たすことができます。 就業規則の変更は、従業員に対しても周知する必要があります。 変更内容を明確に伝えることで、従業員の理解を得ることができ、トラブルを未然に防ぐことができます。
従業員への予告と説明の重要性
支払日を変更する際には、従業員への事前の予告と説明が不可欠です。 突然の変更は、従業員に不安を与える可能性があります。 そのため、変更の理由や新しい支払日について、十分な説明を行うことが重要です。 例えば、変更の背景やメリットを説明することで、従業員の理解を得やすくなります。 また、質問や不安に対しても丁寧に対応することが求められます。
給与ソフト・振込設定の修正
支払日を変更する際には、給与ソフトや振込設定の修正も必要です。 これにより、変更後もスムーズに給与が支払われるようになります。 特に、振込先の銀行や口座情報が変更される場合は、早めに設定を見直すことが重要です。 また、給与ソフトの設定も確認し、正確な計算が行われるようにしましょう。 これにより、従業員への支払いが円滑に行われることが保証されます。
締日を変更する場合の注意点
締日を変更する際には、特に注意が必要です。 締日が変更されることで、給与計算期間が変わり、従業員の給与に影響を与える可能性があります。 以下のポイントを確認し、適切に対応することが重要です。 1. 給与計算期間が変わる影響 2. 変更月に給与が短く（または長く）なる可能性 3. 残業代・控除の計算基準日の変更 4. 勤怠データ収集方法の見直し これらを考慮することで、円滑な締日変更が可能となります。
給与計算期間が変わる影響
締日を変更すると、給与計算期間が変わります。 これにより、従業員の給与がどのように影響を受けるかを理解しておく必要があります。 例えば、締日を月末から15日に変更した場合、給与計算の基準が変わるため、従業員の給与が短くなることがあります。 このような変更は、従業員にとって予期しない影響を及ぼす可能性があるため、事前に十分な説明が必要です。
変更月に給与が短く（または長く）なる可能性
締日を変更することで、変更月の給与が短くなる場合があります。 例えば、月末締めから15日締めに変更した場合、変更月の給与は15日分となります。 逆に、締日を延ばす場合は、給与が長くなることもあります。 このような変動は、従業員の生活に直接影響を与えるため、事前にしっかりと説明することが重要です。 従業員が不安を感じないよう、具体的な数値を示して説明することが望ましいです。
残業代・控除の計算基準日の変更
締日を変更すると、残業代や控除の計算基準日も変わります。 これにより、従業員の給与に影響を与える可能性があります。 例えば、締日が変更されることで、残業時間の集計方法が変わるため、従業員の残業代が変動することがあります。 この点についても、従業員に対して十分な説明を行い、理解を得ることが重要です。 特に、残業代の計算方法が変わる場合は、具体的な例を示して説明することが効果的です。
勤怠データ収集方法の見直し
締日を変更する際には、勤怠データの収集方法も見直す必要があります。 新しい締日に合わせて、勤怠データを正確に収集するための体制を整えることが重要です。 例えば、勤怠管理システムの設定を変更したり、従業員への報告方法を見直したりすることが考えられます。 これにより、給与計算がスムーズに行えるようになります。 従業員に対しても、新しい勤怠データの提出方法を周知することが求められます。
就業規則変更時の正式な手続き
就業規則を変更する際には、正式な手続きを踏むことが求められます。 特に、賃金規定の改定や労働者代表の意見書提出、労働基準監督署への届出が必要です。 これにより、法的な要件を満たし、従業員との信頼関係を維持することができます。 以下の手続きをしっかりと行いましょう。 1. 賃金規定の改定 2. 労働者代表の意見書提出 3. 労働基準監督署への届出 4. 従業員への周知義務 これらを適切に行うことで、円滑な就業規則の変更が可能となります。
賃金規定の改定
賃金規定を改定する際には、具体的な変更内容を明確にする必要があります。 例えば、支払日や締日を変更する場合、その理由や新しい規定を詳細に記載することが求められます。 また、改定後は従業員に対して周知し、理解を得ることが重要です。 これにより、従業員が新しい規定に従って行動できるようになります。 賃金規定の改定は、企業の信頼性を高めるためにも重要な手続きです。
労働者代表の意見書提出
就業規則を変更する際には、労働者代表の意見書を提出することが求められます。 これは、従業員の意見を反映させるための重要な手続きです。 労働者代表との協議を行い、意見を取り入れた上で、就業規則を改定することが望ましいです。 これにより、従業員の理解と協力を得やすくなります。 意見書の提出は、法的な要件を満たすためにも重要です。
労働基準監督署への届出
就業規則を変更した場合、労働基準監督署への届出が必要です。 これにより、法的な要件を満たすことができます。 届出は、変更後速やかに行うことが求められます。 労働基準監督署への届出を怠ると、法的なトラブルを引き起こす可能性があるため、注意が必要です。 届出の際には、変更内容を正確に記載することが重要です。
従業員への周知義務
就業規則を変更した場合、従業員への周知義務があります。 変更内容を明確に伝えることで、従業員の理解を得ることができます。 周知方法としては、社内掲示やメール、説明会などが考えられます。 従業員が新しい規定に従って行動できるよう、十分な説明を行うことが求められます。 周知義務を果たすことで、企業の信頼性を高めることができます。
支払日・締日変更が影響する周辺業務
支払日や締日を変更することで、周辺業務にも影響が出ることがあります。 特に、社会保険料や住民税、源泉所得税、労働保険料などの納付スケジュールに注意が必要です。 以下のポイントを確認し、適切に対応しましょう。 1. 社会保険料（随時改定）の影響 2. 住民税（特別徴収）の納付スケジュール 3. 源泉所得税の納付時期 4. 労働保険料の年度更新への影響 これらを考慮することで、円滑な業務運営が可能となります。
社会保険料（随時改定）の影響
支払日や締日を変更することで、社会保険料の計算や納付スケジュールに影響が出ることがあります。 特に、給与の支払日が変更されると、社会保険料の納付時期も見直す必要があります。 これにより、企業は適切なタイミングで社会保険料を納付することが求められます。 変更後は、社会保険料の計算方法を確認し、正確な納付が行えるようにしましょう。
住民税（特別徴収）の納付スケジュール
住民税の特別徴収も、支払日や締日変更の影響を受けることがあります。 特に、給与の支払日が変更されると、住民税の納付スケジュールも見直す必要があります。 これにより、従業員の住民税が適切に徴収されるようにすることが求められます。 変更後は、住民税の納付方法を確認し、正確な納付が行えるようにしましょう。
源泉所得税の納付時期
源泉所得税の納付時期も、支払日や締日変更の影響を受けることがあります。 特に、給与の支払日が変更されると、源泉所得税の納付タイミングも見直す必要があります。 これにより、企業は適切なタイミングで源泉所得税を納付することが求められます。 変更後は、源泉所得税の計算方法を確認し、正確な納付が行えるようにしましょう。
労働保険料の年度更新への影響
支払日や締日を変更することで、労働保険料の年度更新にも影響が出ることがあります。 特に、給与の支払日が変更されると、労働保険料の計算や納付スケジュールも見直す必要があります。 これにより、企業は適切なタイミングで労働保険料を納付することが求められます。 変更後は、労働保険料の計算方法を確認し、正確な納付が行えるようにしましょう。
従業員へ説明すべき重要ポイント
支払日や締日を変更する際には、従業員への説明が不可欠です。 特に、給与額や残業代の計算方法、生活への影響についてしっかりと説明することが求められます。 以下のポイントを確認し、従業員に対して十分な説明を行いましょう。 1. 給与額が一時的に変動する理由 2. 残業代計算のタイミング変更 3. 生活への影響を考慮した説明方法 これらを考慮することで、従業員の理解を得やすくなります。
給与額が一時的に変動する理由
支払日や締日を変更することで、給与額が一時的に変動することがあります。 これにより、従業員が不安を感じる可能性があるため、事前にその理由を説明することが重要です。 例えば、締日が変更されることで、給与計算期間が短くなる場合があるため、その点を明確に伝える必要があります。 具体的な数値を示して説明することで、従業員の理解を得やすくなります。
残業代計算のタイミング変更
支払日や締日を変更することで、残業代の計算タイミングも変わります。 これにより、従業員の残業代がどのように影響を受けるかを理解しておく必要があります。 特に、締日が変更されることで、残業時間の集計方法が変わるため、従業員に対して十分な説明を行うことが求められます。 具体的な例を示して説明することで、従業員の理解を得やすくなります。
生活への影響を考慮した説明方法
支払日や締日を変更する際には、従業員の生活への影響を考慮した説明が重要です。 特に、給与の受け取りタイミングが変わることで、生活設計に影響を与える可能性があります。 そのため、変更の理由や新しい支払日について、十分な説明を行うことが求められます。 従業員が不安を感じないよう、具体的な数値を示して説明することが望ましいです。
まとめ：給与計算の変更は慎重に行うべき重要事項
給与の支払日や締日を変更することは、企業にとって重要な決定事項です。 法的な要件を遵守し、従業員への配慮を忘れずに行うことが求められます。 特に、就業規則の改定や労働者代表の意見書提出、労働基準監督署への届出など、正式な手続きを踏むことが重要です。 また、従業員への説明をしっかりと行い、理解を得ることで、円滑な変更が可能となります。 給与計算の変更は慎重に行うべき重要事項であることを忘れずに、適切な対応を心がけましょう。
就業規則と実務の両面で正確な対応が必須
給与の支払日や締日を変更する際には、就業規則と実務の両面で正確な対応が求められます。 法的な要件を満たしつつ、従業員の理解を得るための説明を行うことが重要です。 これにより、企業は円滑な運営を維持し、従業員との信頼関係を築くことができます。 給与計算の変更は、企業にとって重要なプロセスであるため、慎重に行うことが求められます。
動画で解説
この記事を書いた人
- 社会保険労務士・採用定着士
- 岩本 浩一（いわもと こういち）
社会保険労務士法人あいパートナーズ 代表社員
採用と定着に特化した人事労務のスペシャリスト。愛媛県社会保険労務士会所属（登録番号：3806011）。愛媛県松山市を拠点に、地元企業のみならず全国の企業の組織成長を支援している。「人手不足を解消し、持続可能な組織をつくる」ことをミッションに掲げ、理論と現場のリアリティを融合させたコンサルティングを展開。
特に「企業型確定拠出年金（企業型DC）」を活用した退職金制度の構築に定評がある。従業員の将来設計を支える福利厚生の整備と、経営側のコスト効率化を両立させる専門的なスキームにより、採用力の強化と離職率の低下を同時に実現。数多くの中小企業における組織課題を解決へ導いてきた。
地域経済への貢献にも注力しており、地元メディア『愛媛経済レポート』にて採用定着をテーマとした連載を長期にわたり担当。また、AI技術を活用した情報発信のパイオニアとしても活動しており、YouTubeチャンネル『あいパートナーズ AI労働解説』やPodcast『博識な猫タマとクロの資料解説』を通じて、労働法や人事トレンドの最新情報を、経営者や人事担当者に向けて分かりやすく解説している。
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